+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Срок хранения счетов за аренду поставку товаровв ооо

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Договор — соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей в соответствии со статьей ГК РФ. Правильно налаженная система договорной работы на предприятии может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: КАК СОХРАНЯТЬ ЕДУ 30 ЛЕТ БЕЗ ЗАМОРОЗКИ?

Порядок и сроки хранения договоров в организации

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Договор — соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей в соответствии со статьей ГК РФ.

Правильно налаженная система договорной работы на предприятии может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать многих судебных споров. Это, в свою очередь, может сказаться на репутации организации, а в случае проведения тендеров отрицательно повлиять на их результаты.

Автор статьи, поднявшись по карьерной лестнице от должности секретаря-референта до заместителя начальника правового управления крупного федерального унитарного предприятия, делится своим опытом, накопленным в сфере организации документооборота договоров на предприятии.

В статье мы подробно рассмотрим:. На первоначальном этапе построения системы договорной работы необходимо определить принцип, по которому она будет строиться:. Для этого следует провести обследование бизнес-процессов и методов работы предприятия. На основании полученной информации можно решить вопрос о том, кто будет ответственным за организацию договорной работы :.

Ответственный исполнитель готовит проект договора, организует его согласование, секретарь или делопроизводитель регистрирует, а хранение договора осуществляет либо ответственный исполнитель, либо главный бухгалтер предприятия, либо кто-то еще. В крупных компаниях, как правило, используется принцип централизации: ответственный исполнитель готовит проект договора и сдает его в службу делопроизводства или договорный отдел , которая осуществляет согласование, заключение, регистрацию, учет и хранение договоров, выдачу их копий.

На сегодняшний момент организация договорной работы по централизованному принципу является наиболее оптимальной для крупных компаний с сетью территориально удаленных подразделений. Подготовка проекта договора составление своего проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента осуществляется ответственным исполнителем того структурного подразделения, которое инициирует заключение договора, вместе с юристом.

Согласно статье ГК РФ сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения. На согласование и подписание проект договора представляется в следующем количестве экземпляров:. В структуре любого хозяйственного договора рекомендуется предусмотреть следующие разделы, которые в ряде случаев могут быть объединены или разделены:.

На этапе работы с проектом договора ответственный исполнитель обязан обеспечить предоставление контрагентом пакета документов. Это обусловлено рядом причин. Дело в том, что заключенный договор может не иметь юридической силы например, если он подписан неуполномоченным лицом. Чтобы избежать подобных эксцессов, надо внимательно подходить к проверке документов контрагента. Исходя из практики можно сказать, что полная проверка документов контрагента то есть проверка не только регистрационных и учредительных документов, но и ценных бумаг, корпоративной документации, активов, заключений аудиторов, финансовых отчетов и пр.

Она может быть необходима, например, при присоединении организации, поскольку приобретается работающий бизнес, в ходе деятельности которого могли быть созданы определенные обязательства. Список документов, предоставляемых контрагентом, определяется юридической службой организации. Вашему вниманию мы предлагаем их примерный перечень:.

Общего нормативно-правового акта, устанавливающего порядок проведения проверки документов контрагента во всех организациях, в настоящее время в России не существует. Хотя и есть отдельные специальные нормативно-правовые акты. Например, кредитные организации и профессиональные участники рынка ценных бумаг вправе запросить определенные сведения о контрагенте 1 :. Исходя из практики работы можно сказать, что в большинстве случаев документы контрагентом представляются без проблем.

Это стало нормой делового общения. Проблемы начинаются при проверке документов. Может выясниться, например, что срок действия лицензии или доверенности истек. Если в силу ряда причин контрагент не может или не хочет представить документы, это должно вас насторожить. Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в службу делопроизводства или договорный отдел вместе с пакетом документов. На нашем предприятии он состоит из:.

Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале, что позволяет четко фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров. В журнале также отражается ход согласования проектов договоров. Наличие ссылок на дату поступления договора на согласование и дату возврата от визирующих специалистов помогает отслеживать сроки согласования каждым визирующим специалистом, а также их нарушение;.

Следует обратить внимание на то, что приведенный перечень документов является примерным, так как на каждом предприятии устанавливается свой порядок договорной работы, который во многом зависит от вида деятельности организации и объема договоров.

Из приведенного выше списка каждое предприятие вправе выбирать те документы, которые наиболее оптимальны для него. Так, например, в крупных торгово-производственных компаниях наличие пояснительной записки к договору желательно. Она дает четкое представление о целях заключения договора. Если руководителю предприятия приходится подписывать большое количество договоров ежедневно, то пояснительная записка значительно сокращает время, которое он тратит на изучение договора.

Кроме того, она дает необходимую информацию для визирующих сотрудников. В крупных торговых компаниях, предлагающих товары или услуги, разработаны типовые договоры, в этом случае необходимость подготовки пояснительной записки, и возможно, листа согласования, отпадает.

Нет необходимости в этих документах и в маленьких компаниях, где руководитель может подписывать до 2-х договоров в день. Поэтому к организации договорной работы следует подходить творчески, анализируя многие факторы и выбирая наиболее оптимальный способ согласования договоров. Согласование проекта договора организует служба делопроизводства или договорный отдел.

Поскольку договорные отношения обслуживаются и юридической, и бухгалтерской, и финансовой службой, то выходит, что договорная работа должна насквозь пронизывать всю хозяйственную деятельность предприятия. Именно правильно организованное согласование договоров помогает исключить возможность негативных последствий, связанных с недействительностью договора или дополнительными экономическими, налоговыми, валютными, таможенными и другими потерями.

Каждое предприятие может самостоятельно определять перечень лиц, осуществляющих согласование проекта договора , что должно быть закреплено в локальном нормативном акте. Для оптимизации процесса согласования договоров в организации разрабатываются типовые формы договоров , которые должны утверждаться приказом руководителя организации см.

Пример 2. Как правило, это касается договоров, заключение которых связано с основным направлением деятельности предприятия: в торговых организациях ими являются типовые договоры поставки , в страховых компаниях разрабатываются типовые договоры страхования.

При заключении типового договора его проект согласовывается только с юридической службой, которая осуществляет проверку представленного проекта документа на соответствие типовому и проверяет документы контрагента.

Это значительно сокращает время согласования проекта договора. Следует различать типовые договоры , утвержденные в организации, и так называемые шаблоны договоров, представляющие примерные тексты договоров. В отличие от проектов типовых договоров проекты договоров, которые составлены с использованием шаблона, должны согласовываться с полным кругом специалистов на конкретном предприятии. Все специалисты, согласующие проект договора, делают отметки в листе согласования см.

Пример 3 , а при несогласии с проектом договора должны написать мотивированное заключение в листе замечаний или оформить его в виде отдельного документа см. Пример 4. Но он актуален только для крупных предприятий с большим количеством лиц, имеющих право подписи договоров.

Сроки согласования проекта договора каждым специалистом должны быть определены в локальном нормативном акте, это может быть Положение о договорной работе. При этом ответственность за соблюдение сроков визирования возлагается на специалистов, осуществляющих визирование, а контроль за соблюдением сроков — на руководителя службы делопроизводства начальника договорного отдела.

При наличии замечаний у визирующих лиц к проекту договора он передается работниками службы делопроизводства договорного отдела исполнителю для устранения замечаний, а затем повторно направляется на согласование. Если разногласия остаются, то ответственный исполнитель инициирует совещание с участием руководителей заинтересованных подразделений. Совещание протоколируется, а по его итогам директор организации принимает решение о целесообразности или нецелесообразности заключения договора.

При организации процесса согласования договоров следует учитывать один нюанс. В локальном нормативном документе, как правило, фиксируются должности специалистов, имеющих право визировать договоры без указания фамилий. Это целесообразно, так как в случае увольнения или перевода визирующего лица не требуется внесения изменений в локальный нормативный акт.

Однако в случае отсутствия сотрудников при направлении в командировку, нахождении на больничном , имеющих право визирования договоров , не всегда назначаются исполняющие обязанности вышеуказанных специалистов. Поэтому для осуществления непрерывного процесса согласования договоров приказом организации может предоставляться право визирования проектов договоров конкретным работникам дополнительно.

Образец приказа приведен в Примере 5. Согласованный всеми специалистами проект договора готовится службой делопроизводства или работниками договорного отдела для подписания. Встречаются случаи, когда одна из сторон, получив подписанный и скрепленный печатью другой стороны договор, заменяла часть страниц, нарушив достигнутые ранее договоренности. Для того, чтобы избежать возникновение таких ситуаций, в практике договорной работы существует несколько способов:. Следует учитывать, что даже в том случае, когда договор подписывается не представителем, а первым лицом компании — оно не всегда может обладать полномочиями на совершение сделки.

Аналогичный порядок введен для руководителей унитарных предприятий. В соответствии со статьей 23 Федерального закона от Для заключения более крупных сделок необходимо получить согласие собственника.

Аналогичные ограничения предусмотрены также ст. Кроме того, дополнительные ограничения полномочий первого лица компании могут содержаться в учредительных документах предприятия.

Если такие ограничения существуют, необходимо проследить за тем, чтобы решение о заключении договора было одобрено соответствующими лицами. В противном случае договор может быть признан недействительным в силу ст. Если договор подписывает лицо на основании доверенности, необходимо обратить внимание, к какому виду она относится. В зависимости от содержания полномочий, указанных в документе, различают так называемые:.

Для чего необходимо знать эту разницу? Сам факт наличия у лица, подписывающего договор, доверенности, еще не означает, что человек обладает полномочиями на заключение данного соглашения. Представим себе конкретные ситуации см. Примеры 7 и 8. В обоих случаях сделки будут недействительны. Представителю была выдана доверенность, дающая ему право подписи договоров подряда. Он же подписал соглашение купли-продажи. Однако он заключил договор об оказании услуг стоимостью 6 рублей.

Следует учитывать также, что доверенность выдается на определенный срок, который устанавливается по усмотрению выдавшего ее лица, но не может превышать 3-х лет ст.

Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность, в которой не указана дата ее выдачи, ничтожна. Данный документ должен быть подписан руководителем организации, либо лицом, которому предоставлено право подписи доверенностей.

Таблица сроков хранения документов для бухгалтерии, канцелярии, секретариата и других

Арендатор вносит на счет Арендодателя предоплату за пользование Тарой равную стоимости Тары по прайс-листу Арендодателя, на день выставления счета. После сдачи товара на склад Арендодателя и подписания возвратной накладной, Арендодатель возвращает, внесенную ранее Арендатором предоплату за пользование Тарой за вычетом стоимости аренды Тары рассчитанной по п. Арендодатель гарантирует стоимость Тары и при необходимости стоимость доставки в соответствии с выставленным счетом, только при условии оплаты счета в течение 3-х банковских дней с даты его получения. Начисление арендной платы прекращается при возврате Арендатором арендуемой Тары на склад Арендодателя и подписания возвратной накладной уполномоченными лицами. По истечении календарных дней, полученная по настоящему договору Тара переходит в собственность Арендатора, а внесенная ранее предоплата считается оплатой за Тару. В этом случае Арендатор возвращает Арендодателю арендные документы и получает взамен документы на продажу Тары. В соответствии со статьей

Без первичных документов факт поставки доказать нельзя В обоснование своих требований ООО представило подписанные им в одностороннем порядке счета-фактуры на оплату продукции, деньги за которую так и не .. обязанность хранить «убыточные» документы весь срок.

Срок годности документов

В одной только Москве ежедневно заключается до тысячи сделок. Как лучше организовать хранение договоров, чтобы в будущем к Вам не придралась ни налоговая служба, ни кто-то из контрагентов? Каков срок хранения договоров и где их следует хранить? Рассмотрим эти вопросы подробнее с точки зрения практики. И всё же из этого правила есть исключения. А если при этом не имеется лицевых счетов, то предприятие формально обязано хранить такой трудовой договор 75! Нередки случаи, когда один из бывших контрагентов предъявляет претензии — скажем, требует отдать несуществующий долг за давно прошедший период. Если Ваша компания постоянно взаимодействует со сторонними предприятиями, рекомендуется хранение договоров в электронном архиве.

Сроки хранения документов в 2019 году: скачать таблицу

Скачать таблицу со сроками хранения документов в году в Word. Если уничтожить бумаги раньше срока, то организации грозят штрафы и доначисления. Компании обязаны хранить документы по налогам, бухучету и кадрам. За сохранность отвечает руководитель компании. Но он может передать свои полномочия другому сотруднику.

От того, насколько грамотно организовано хранение договоров на предприятии, может зависеть эффективность всей его производственной деятельности и даже состояние финансов.

Документооборот договоров: мастер-класс

Общее собрание участников ООО является правомочным, а принятые на собрании решения считаются законными при соблюдении требований законодательства и устава ООО. ЕГРСР, рег. Индивидуальная налоговая консультация ГФС Украины от Налогообложение безвозмездной передачи основных средств от неприбыльной организации. Налогообложение выплат нерезиденту за предоставление маркетинговых услуг. Книга учета доходов и расходов единщика считается кассовой книгой.

Cколько должны храниться договора в организациях?

Нижеуказанный перечень и таблица прекратили действие, новый Перечень типовых управленческих архивных документов утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа г. N Федеральный закон от В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета. Защитить документ от изменений можно, подписав его электронной подписью — Бухгалтеру об электронной подписи.

Срок хранения государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также документов Договоры аренды, договоры лизинга. Постоянно первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или Возможная ответственность за нарушения при.

Договор купли продажи емкости, образец

Перед сдачей годовой декларации по прибыли бухгалтеры внимательно проверяют первичные документы. Иначе последуют неминуемые последствия: налоговики снимут расходы, откажут в вычете. Кроме того, если возникнет спор с контрагентом, то сделку без документов подтвердить не получится. Без первичных документов факт поставки доказать нельзя Компания обратилась в суд с иском о взыскании с ответчика около 14 млн рублей.

Первичные документы: все, что нужно знать бухгалтеру

К договору прилагается сертификация с подробным описанием поставляемых товаров и указанием их точного количества. Согласно договору поставки товаров, продавец обязуется поставить в указанные в документе сроки качественный товар, а покупатель — осуществить его приемку и оплату. Заполняйте договора поставки товаров и другие документы в автоматическом режиме без ручного внесения реквизитов — начните использовать сервис КУБ. Договор поставки товара года: скачайте образец для заполнения в Word и PDF. Передумали заморачиваться со скачкой шаблонов документов онлайн? С сервисом КУБ вы можете сэкономить 29 минут на выставление документов без единой ошибки, и это далеко не всё.

Фактически даже в самом начале организации данного вопроса особой сложностью процедура не отличается, а при длительной работе она ещё будет все больше и больше упрощаться. Когда хранение договоров в организации, срок уничтожения которых уже утвержден, будет стандартизировано, на весь процесс будет уходить считаные минуты.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.